Van tijdregistratie naar winstgevendheid met slimme projectinzichten in de cloud

Replicon brengt tijdregistratie, projecten en facturatie samen in één cloudplatform, van timesheets en onkosten tot resourceplanning, budgetten en revenue recognition. Met realtime dashboards, strakke approvals en integraties met ERP, HR en payroll factureer je sneller, verhoog je marges en verklein je administratie. Ideaal voor agencies, consultancy, IT en bouw die AVG-proof willen opschalen met duidelijke audittrails en flexibele licenties.

Wat is Replicon

Replicon is een cloudplatform voor tijdregistratie en project accounting waarmee je werkuren, kosten en voortgang van projecten slim vastlegt en omzet in bruikbare inzichten. In plaats van losse spreadsheets krijg je centrale timesheets, automatische timers en mobiele apps, zodat je team overal uren en onkosten kan bijhouden. Je kunt onderscheid maken tussen billable en non-billable werk (factureerbare vs. niet-factureerbare uren), budgetten bewaken en tarieven per klant, project of rol instellen. Met goedkeuringsflows zorg je dat uren en kosten eerst worden gecontroleerd, terwijl geo-fencing (locatie-afbakening) helpt bevestigen dat uren op de juiste plek zijn geregistreerd. Replicon koppelt met je ERP of boekhouding, HR en payroll, zodat facturatie en verloning sneller en foutloos lopen.

Dankzij rapportages en realtime dashboards zie je direct welke projecten winstgevend zijn, waar je budget uit de pas loopt en welke mensen nog capaciteit hebben. Voor vaste prijs, retainer of uurtje-factuurtje ondersteunt Replicon verschillende scenario’s, inclusief revenue recognition (omzet toewijzen aan de juiste periode) en multi-currency. Beveiliging, rollen en toegangsbeheer zijn standaard, met audittrails en AVG-ondersteuning om aan compliance-eisen te voldoen. Of je nu een agency, consultancy of IT-team runt, Replicon helpt je processen te stroomlijnen, sneller te factureren en projectmarges te verbeteren zonder extra administratieve rompslomp.

Kern van de tool: van tijdregistratie tot project accounting

De kern van Replicon is dat je uren en kosten aan de bron vastlegt en die gegevens automatisch doorvertaalt naar projecten, budgetten en facturatie. Je registreert tijd per taak of klant met timesheets of timers, koppelt onkosten met bonnetjes via de mobiele app en past tarieven toe per rol, project of contract. Goedkeuringsflows bewaken de kwaliteit, terwijl je realtime ziet wat billable is en wat niet.

Budgetbewaking en marge-inzicht laten je direct variaties zien tussen gepland en werkelijk. Vanuit dezelfde data genereer je facturen voor time & materials, retainers of vaste prijs, en regel je revenue recognition door omzet aan de juiste periode toe te wijzen. Zo krijg je één gestroomlijnde keten: van registratie tot project accounting zonder dubbel werk.

Voor wie is Replicon geschikt (MKB, agencies, consultancy, IT, bouw)

Replicon is ideaal als je met uren, projecten en budgetten werkt en snel inzicht wil in rendement. Als mkb’er krijg je een schaalbare oplossing die je zonder zware IT opzet, met duidelijke timesheets, mobiele apps en eenvoudige rapportages. Runt je agency retainercontracten of campagnes, dan hou je billability, benutting en marges strak in de gaten en factureer je sneller. Als consultancybedrijf beheer je tarieven per rol, multi-currency en revenue recognition, zodat je internationale projecten netjes afrekent.

IT-teams sturen op capaciteit, sprints en servicecontracten met duidelijke T&M of fixed-price scenario’s. Werk je in de bouw of field services, dan helpen geo-fencing, ploeg- en projectcodes en job costing je om uren op locatie betrouwbaar te registreren en kosten per werkcode te bewaken.

[TIP] Tip: Koppel Replicon direct aan payroll voor automatische goedkeuringen en minder fouten.

Belangrijkste functies die ertoe doen

De kernfuncties van Replicon slaan de brug tussen dagelijkse registratie en harde projectresultaten. Dit zijn de functies die het verschil maken in de operatie.

• Tijdregistratie en timesheets: registreer uren via timesheets, timers en mobiele apps met offline modus en optionele geofencing; voeg onkosten toe met bonnetjesscan; borg kwaliteit met beleid voor overuren/pauzes, automatische reminders en flexibele goedkeuringen.
• Project- en kostenbeheer tot en met facturatie: stel budgetten, tariefkaarten en billable vs. non-billable regels in, werk met meerdere valuta; factureer time & materials, retainers, fixed-price en mijlpalen; herken omzet per periode met revenue recognition.
• Resourceplanning en capaciteitsmanagement: plan capaciteit op skills en beschikbaarheid, houd rekening met verlof, en zie in één oogopslag onder- en overbezetting voor betere toewijzing.

Met deze set stuur je op datakwaliteit, marges en doorlooptijd in één platform. Zo krijg je realtime grip op inzet, kosten en opbrengsten zonder extra administratieve last.

Tijdregistratie en timesheets

In Replicon leg je uren snel en foutarm vast met flexibele timesheets, slimme timers en een mobiele app die ook offline werkt. Je kiest per dag of per taak, voegt notities en tags toe en koppelt meteen het juiste project, klant en kostencode. Validatieregels checken automatisch pauzes, overuren en afwijkingen, terwijl herinneringen je helpen deadlines te halen. Teamleads of managers keuren in één klik goed met duidelijke audittrails (logboeken), zodat je data betrouwbaar en factureerbaar is.

Met geo-fencing kun je registraties aan een locatie binden, handig voor buitendienst en bouw. Je importeert agenda-activiteiten of taken uit tools als startpunt voor je uren en synchroniseert goedgekeurde timesheets direct met salarisverwerking (payroll) en boekhouding voor snelle facturatie en verloning.

Project- en kostenbeheer (budgetten, billable VS. non-billable)

In Replicon richt je projecten in met fasen en taken, stel je budgetten vast op uren, kosten of bedrag en bewaak je alles realtime. Je definieert tariefkaarten per klant, project of rol en legt regels vast voor billable (factureerbare) en non-billable (niet-factureerbare) activiteiten, zodat uren en onkosten automatisch het juiste label krijgen. Budgetdrempels en waarschuwingen helpen overschrijdingen voorkomen, terwijl goedkeuringsflows en validatieregels de datakwaliteit borgen.

Onkosten koppel je via kostencodes aan taken, zodat job costing en marge per werkpakket helder worden. Met variatie- en burn-downanalyses zie je direct hoe ver je van plan af zit en of bijsturen nodig is. Zo beheer je scope, budget en winstgevendheid strak, zonder dubbel werk of eindeloze spreadsheets.

Resourceplanning en capaciteitsmanagement

Met Replicon plan je de juiste mensen op het juiste moment, op basis van skills, beschikbaarheid en contracturen. Je ziet in één oogopslag de vraag per project versus je beschikbare capaciteit, inclusief verlof, feestdagen en deeltijd. Je kunt resources vooruit inplannen op rollen of placeholders en later toewijzen aan specifieke personen, zodat je geen gaten of dubbelboekingen creëert. Benutting (bezettingsgraad) en over- of onderbezetting worden realtime zichtbaar, waardoor je snel kunt herverdelen of extra capaciteit kunt werven.

What-if scenario’s helpen je de impact van nieuwe projecten of scopewijzigingen te toetsen voordat je committent maakt. Omdat geplande uren automatisch worden gespiegeld aan geregistreerde uren uit timesheets, leer je van afwijkingen en verbeter je je forecast, marges en doorlooptijd bij de volgende planning.

Facturatie en revenue recognition

In Replicon bouw je facturen rechtstreeks uit goedgekeurde uren, onkosten en tarieven, zodat je zonder dubbel werk kunt afrekenen. Je ondersteunt time & materials, retainers en fixed-price contracten met mijlpalen en voorschotten, terwijl tariefkaarten, kortingen, btw en meerdere valuta automatisch worden toegepast. Je kunt purchase orders koppelen om budgetlimieten te bewaken en via duidelijke workflows alles laten controleren voordat je factureert of doorstuurt naar je boekhouding/ERP.

Revenue recognition (omzettoerekening per periode) regel je met regels op basis van tijd, voltooiingsgraad of mijlpalen; je kunt omzet uitstellen, WIP (werk in uitvoering) bijhouden en verschillen tussen gefactureerd en erkend inzichtelijk maken. Dashboards tonen aging, write-offs en marges, met audittrails voor compliance. Zo verkort je de time-to-invoice en hou je cashflow en resultaten strak onder controle.

[TIP] Tip: Prioriteer tijdregistratie, goedkeuringen, tarieven en rapportages; stel integraties daarna in.

Implementatie, integraties en compliance

Een succesvolle start met Replicon begint met een korte inventarisatie van je processen: welke projecten en kostencodes gebruik je, welke tarieven en goedkeuringsflows heb je nodig, en welke regels gelden voor overuren, pauzes en verlof. Je zet dit om in een heldere configuratie met rollen en rechten, test met een pilotteam, migreert basisdata en traint je collega’s op het invullen van timesheets en het keuren van uren. Integraties koppel je via kant-en-klare connectors, API of SFTP/CSV, bijvoorbeeld met je boekhouding/ERP, HR en payroll, of met CRM en projecttools, zodat uren, kosten, tarieven en facturen automatisch doorstromen.

Denk aan koppelingen met systemen zoals SAP, NetSuite, Salesforce, QuickBooks of Xero om dubbel werk te vermijden. Op het gebied van compliance werk je met single sign-on en MFA, versleutelde data, rolgebaseerde toegang en volledige audittrails. Replicon ondersteunt AVG-vereisten met duidelijke dataprocessing-afspraken, bewaartermijnen en toegangsbeheer, zodat je inzicht, beveiliging en wettelijke naleving combineert zonder je dagelijkse workflow te vertragen.

Stappenplan voor een vlotte start (configuratie, rollen, workflows)

Begin met een korte inventarisatie: welke projecten, kostencodes en tariefkaarten gebruik je, en welke regels gelden voor pauzes, overuren en verlof. Vertaal dit naar je configuratie door timesheet-templates te kiezen, projecten en taken aan te maken en validatieregels te activeren die fouten voorkomen. Richt rollen en rechten in voor medewerkers, teamleads en finance, en bouw goedkeuringsworkflows die passen bij je manier van werken.

Importeer stamdata zoals klanten, tarieven en medewerkers, en koppel integraties met ERP/boekhouding, HR en payroll zodat gegevens automatisch doorstromen. Start met een pilotteam om het proces te testen, pas details aan op basis van feedback en geef korte training en reminders. Ga live, monitor adoptie en datakwaliteit via dashboards, en blijf fine-tunen voor maximale soepelheid.

Integraties met ERP/boekhouding, HR en payroll

Met Replicon koppel je uren, kosten en tarieven naadloos aan je ERP/boekhouding, HR en payroll, zodat gegevens één keer worden vastgelegd en overal kloppen. Je synchroniseert medewerkers, rollen, kosten- en projectcodes vanuit HR, terwijl goedgekeurde timesheets en onkosten automatisch doorstromen naar payroll voor verloning en naar je ERP voor facturen en grootboek. Bidirectionele sync houdt stamdata in lijn en valideert velden zoals pay codes, btw en valuta.

Je gebruikt kant-en-klare connectors of API’s (technische koppelingen) en webhooks (signalen bij updates) voor realtime overdracht; SFTP/CSV is een fallback voor batchverwerking. Denk aan koppelingen met SAP, NetSuite, Dynamics, QuickBooks, Xero, Workday of AFAS. Zo verminder je handwerk, fouten en doorlooptijd, terwijl je finance en HR altijd met actuele data werken.

Workflows, approvals en rapportages die je echt gebruikt

In Replicon bouw je workflows die passen bij hoe je echt werkt, met stappen en regels per project, bedrag, klant of rol. Je laat timesheets en onkosten automatisch valideren op beleid voor pauzes, overuren en tarieven, terwijl uitzonderingen via escalaties en reminders snel worden afgehandeld, ook mobiel. Goedkeuringen kun je single- of multi-step instellen, met duidelijke audittrails en scheiding van taken voor compliance.

Voor rapportages gebruik je een flexibele builder met filters, berekende velden en geplande verzending naar e-mail of opslag, zodat stakeholders altijd actuele cijfers krijgen. Dashboards tonen benutting, marge, budgetvariaties, WIP en aging, afgestemd op rechten per rol. Zo automatiseer je controles, versnel je approvals en krijg je rapporten waar je dagelijks op stuurt.

Beveiliging, AVG, toegangsbeheer en audittrail

Replicon beschermt je data met versleuteling in transport en opslag, single sign-on en multi-factor. Toegangsbeheer is rolgebaseerd met het least-privilege principe, tot op project- en veldniveau, met sessietime-outs en optionele IP-allowlisting. Voor AVG krijg je dataminimalisatie, bewaartermijnen, verwerkersafspraken en tools voor inzage- en verwijderverzoeken, plus EU-dataresidentie waar nodig. De audittrail legt onveranderbaar vast wie wat wanneer deed: timesheets, onkosten, tarieven, rollen en integraties, inclusief tijdstempel en bron-IP, doorzoekbaar en exporteerbaar voor audits.

Certificeringen zoals ISO 27001 en SOC 2 (beveiligingsstandaarden) onderbouwen de aanpak. Met alerts, validatieregels en policy-checks voorkom je misbruik en fouten, zodat je controle, compliance en gemak combineert zonder je dagelijkse ritme te remmen.

[TIP] Tip: Test Replicon-integraties in sandbox en documenteer datastromen voor compliance.

Kosten en keuzehulp

De kosten van Replicon zijn meestal per gebruiker per maand en hangen af van de modules die je kiest, zoals tijdregistratie, onkosten, verlof, resourceplanning, facturatie en revenue recognition. Reken naast licenties op eenmalige kosten voor onboarding, datamigratie, training en integraties; kies je voor standaardconnectors en een heldere configuratie, dan hou je dit laag. Jaarcontracten en bundels leveren vaak korting op, net als volumetarief bij groei. Als keuzehulp breng je eerst je scenario’s in kaart: werk je met time & materials, retainers of fixed price, heb je multi-currency of meerdere entiteiten, hoeveel goedkeuringslagen heb je, en welke koppelingen met ERP/boekhouding, HR en payroll zijn onmisbaar.

Test in een korte pilot met echte projecten en meet wat het oplevert: minder administratietijd, hogere timesheet-compliance, sneller factureren, minder revenue leakage en beter zicht op benutting en marge. Let op signalen dat je te veel maatwerk nodig hebt of juist te weinig functionaliteit gebruikt; dan past een andere opzet of een lichtere tool beter. Als je serieuze sturing op uren, budgetten en projectrendement zoekt en integraties belangrijk zijn, weegt de investering meestal ruimschoots op tegen de winst in cashflow, controle en schaalbaarheid.

Prijsmodellen, licenties en add-ons

Replicon werkt meestal met een prijs per gebruiker per maand, waarbij je per rol de juiste module kiest. Je kunt mixen: sommige mensen hebben alleen timesheets nodig, anderen ook onkosten, resourceplanning, facturatie of volledige PSA-functionaliteit. Vaak zijn er licentie-tiers met verschillende featuresets, plus goedkopere viewer/approver-rollen voor mensen die alleen moeten keuren of rapporten bekijken. Add-ons dekken zaken als geavanceerde analytics en datawarehouse-export, extra opslag/retentie, sandboxomgevingen, SSO/MFA op enterprise-niveau en premium support met SLA’s.

Jaarafspraken en volumekortingen drukken de prijs, soms geldt een minimum aantal seats per module. Hou rekening met eventuele kosten voor extra entiteiten of valuta. Door licenties slim te combineren betaal je alleen voor wat je team echt gebruikt.

Wanneer kies je voor Replicon (voordelen en beperkingen)

Je kiest voor Replicon als je serieus wil sturen op uren, budgetten en marges, met strakke approvals, duidelijke tariefkaarten en naadloze facturatie of payroll. Het platform blinkt uit bij organisaties met meerdere entiteiten, valuta en contractvormen (T&M, retainers, fixed price) en wanneer compliance, audittrail en integraties met ERP/boekhouding, HR en CRM cruciaal zijn. Verwacht schaalbaarheid, sterke rapportages en resourceplanning die benutting en forecast verbetert.

Tegelijk is er een leercurve: de hoeveelheid opties vraagt om een doordachte inrichting en soms verander je processen mee. Licentiekosten tellen door bij grote teams en diep maatwerk kan implementatietijd vragen. Zoek je alleen een simpele timer of losse onkostenregistratie, dan is een lichtere tool waarschijnlijk sneller en voordeliger.

Populaire alternatieven kort vergeleken (Tempo, Harvest, Clockify)

Onderstaande tabel zet Tempo, Harvest en Clockify naast elkaar op de kernpunten die relevant zijn als alternatief voor Replicon: tijdregistratie, project accounting, resourceplanning en facturatie.

Samengevat: Tempo is logisch voor Jira-centrische IT-teams met behoefte aan planning en budgettering; Harvest blinkt uit in eenvoud met ingebouwde facturatie; Clockify biedt de meeste prijs/waarde dankzij het royale gratis plan en optionele upgrades.

Tempo is ideaal als je vooral in Jira werkt: je registreert tijd direct op issues, plant capaciteit met Planner en volgt kosten per epics of sprints. Het voelt naadloos voor agile teams, maar buiten Jira is de dekking beperkt. Harvest blinkt uit in eenvoud: snelle timers, nette facturen en onkosten, met veel integraties. Het is perfect als je lichte projectcontrole wil, maar resourceplanning, multi-entiteit en diepgaande compliance zijn beperkt.

Clockify biedt een royale gratis laag en scherpe prijs, met timesheets, eenvoudige goedkeuringen en basisbudgetten; prima voor kleine teams of startende agencies, maar rapportages, rollen en controles zijn simpeler. Zoek je uitgebreide approvals, revenue recognition, strikte audittrail en enterprise-integraties, dan kom je al snel uit bij een zwaarder platform.

Veelgestelde vragen over replicon

Wat is het belangrijkste om te weten over replicon?

Replicon is een cloudplatform voor tijdregistratie, project- en kostenbeheer, resourceplanning, facturatie en revenue recognition. Het bedient MKB, agencies, consultancy, IT en bouw, van simpele timesheets tot volledige project accounting en rapportages.

Hoe begin je het beste met replicon?

Start met duidelijke doelen en datamodel: projecten, klanten, rollen en billable/non-billable regels. Configureer workflows en approvals, zet uren- en kostenvelden op, activeer integraties (ERP, HR, payroll), test met pilots, train teams en borg AVG/rollen.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij replicon?

Valkuilen: te laat onderscheid maken tussen billable en non-billable, ontbrekende goedkeuringsflows, geen budgetbewaking, slappe timesheet-discipline, integraties zonder datamapping, beperkte rapportages, vergeten toegangsrechten/audittrail, en geen change management of training voor projectleiders.