Van chaos naar controle: stroomlijn je urenregistratie, projecten en facturatie met Timechimp

Maak korte metten met rommelige uren en late facturen: met TimeChimp registreer je tijd, kosten en ritten op één plek en koppel je alles direct aan projecten en klanten. Timers en weekstaten, budgetbewaking, goedkeuringsflows, planning en slimme rapportages geven je realtime grip, terwijl integraties met je boekhouding en de mobiele app zorgen dat je overal doorwerkt. Of je nu freelancer bent of een groeiend team aanstuurt, je factureert sneller, maakt minder fouten en bewaakt je marges – volledig AVG-proof.

Wat is Timechimp

TimeChimp is een gebruiksvriendelijke tool waarmee je simpel en snel uren, kosten en ritten vastlegt en die gegevens direct koppelt aan je projecten en klanten. In plaats van losse Excel-sheets of slordige notities werk je met timers, weekstaten en duidelijke projectbudgetten, zodat je grip krijgt op planning, voortgang en kosten. Je registreert declaraties met een foto van je bon, houdt kilometerregistratie bij voor je ritten en plant verlof, terwijl alles netjes in één omgeving blijft. Voor teams biedt TimeChimp rollen en goedkeuringsflows, zodat een projectleider of manager gemakkelijk ingevoerde uren en uitgaven kan checken voordat ze worden gefactureerd. Met rapportages zie je in één oogopslag welke projecten winstgevend zijn, welke taken uitlopen en waar je bij moet sturen.

Factureren doe je rechtstreeks vanuit de geregistreerde uren en tarieven, of je koppelt TimeChimp met je favoriete boekhoudpakket om alles automatisch te synchroniseren. Dankzij de webapp en mobiele app werk je waar en wanneer je wilt, zonder gedoe. Of je nu freelancer bent, een bureau runt of met een servicedesk werkt, je bespaart tijd op administratie en voorkomt fouten, waardoor je sneller en accurater factureert. TimeChimp helpt je dus om werk inzichtelijk te maken, marges te bewaken en je processen te stroomlijnen, zodat jij je kunt focussen op het echte werk in plaats van op handmatig registreren.

Kort overzicht en use cases

TimeChimp is een alles-in-één platform voor urenregistratie, uitgaven, ritten en facturatie, gebouwd voor freelancers, bureaus en mkb-teams die grip willen op projecten en rendement. Je start timers of vult weekstaten, koppelt werkzaamheden aan klanten en taken, bewaakt budgetten en laat uren goedkeuren voordat je factureert. Rapportages laten zien waar je marge lekt en waar capaciteit vrijkomt. Typische use cases: consultancy en IT-dienstverleners die per uur of retainer werken, creatieve bureaus met meerdere projecten tegelijk, field service en installateurs met ritregistratie, en non-profit of overheid die strikte rapportage-eisen volgen.

Dankzij mobiele apps en koppelingen met boekhoudpakketten stroomlijn je de complete administratieve keten, zodat je minder tijd kwijt bent en sneller, foutloos factureert.

Voor wie is Timechimp geschikt

TimeChimp is er voor je als je werkt met declarabele uren, projecten of serviceopdrachten en geen tijd wilt verliezen aan rommelige administratie. Ben je freelancer en wil je je uren, kosten en ritten strak bijhouden en snel factureren, dan helpt TimeChimp je met timers, weekstaten en heldere overzichten. Run je een bureau of mkb-team, dan profiteer je van projectbudgetten, rollen en goedkeuringen, zodat je grip houdt op marge en planning.

Consultancy, IT-dienstverlening, marketing- en creatieve bureaus, installatie- en fieldservice-teams, maar ook non-profit en onderwijs kunnen er mee uit de voeten. Werk je hybride of op locatie, dan regel je alles via web en app, met koppelingen naar je boekhouding, zodat je administratie doorloopt terwijl jij focust op je klantwerk.

[TIP] Tip: Koppel TimeChimp aan boekhouding; factureer geregistreerde uren automatisch.

Belangrijkste functies en voordelen

TimeChimp bundelt uren, kosten en planning in één plek, zodat je minder administratie doet en sneller factureert. Dit zijn de belangrijkste functies en voordelen.

• Urenregistratie en timers: start direct timers of vul eenvoudig weekstaten in, koppel uren aan klanten, projecten en taken, en maak de bestede tijd inzichtelijk met minimale kans op fouten.
• Projecten, budgetten en planning: bewaak per project het budget met heldere voortgangsindicatoren en meldingen bij overschrijdingen, en neem verlof en afwezigheid mee in je capaciteitsplanning voor realistische bezetting.
• Facturatie, declaraties en integraties: leg declaraties vast met een foto van de bon, registreer ritten inclusief kilometers en tarieven, laat uren en kosten eerst goedkeuren met rollen en rechten per teamlid, en zet registraties met een paar klikken om in facturen of synchroniseer ze met je boekhoudpakket.

Het resultaat: strakkere processen, minder handwerk en snellere doorloop van registratie tot factuur. Zo houd je grip op projecten, marge en cashflow.

Urenregistratie en timers

Met TimeChimp leg je je uren moeiteloos vast met start/stop-timers of via een overzichtelijke weekstaat. Je koppelt elke tijdregel aan klant, project en taak, markeert declarabele of interne uren en voegt korte notities toe voor context. Werk je aan meerdere opdrachten op een dag, dan wissel je snel tussen timers zonder tijd te verliezen. Slimme herinneringen helpen je vergeten uren aan te vullen, terwijl je met afrondingsregels (bijvoorbeeld per 5 of 15 minuten) en pauzeregistratie netjes en consistent blijft boeken.

Je kopieert eenvoudig je planning of de uren van vorige week, zodat je sneller klaar bent. Budgetwaarschuwingen geven aan wanneer je dreigt uit de bocht te vliegen, en na goedkeuring worden je uren veilig vergrendeld en klaargezet voor rapportage en facturatie.

Projecten, budgetten en planning

In TimeChimp bouw je projecten op met heldere fases en taken, koppel je teamleden en stel je tarieven per rol of persoon in. Je kiest per project voor fixed price of uurbasis en bewaakt budgetten op geld of uren, met realtime voortgang en waarschuwingen als je richting overschrijding gaat. Je plant capaciteit door uren per week aan teamleden toe te wijzen en houdt automatisch rekening met verlof en beschikbaarheid, zodat je ziet wie ruimte heeft en waar knelpunten ontstaan.

Met een visuele planning schuif je eenvoudig werk vooruit of tussen collega’s, en vergelijk je geplande uren met geregistreerde uren om te zien of je op schema ligt. Zo stuur je eerder bij, bescherm je marges en lever je projecten voorspelbaar op.

Facturatie, declaraties en integraties

In TimeChimp zet je geregistreerde uren, kosten en ritten moeiteloos om in heldere facturen die aansluiten op je tarieven, projecten en afspraken. Je kiest per klant het juiste btw-tarief, gebruikt je eigen factuursjablonen en factureert op basis van uurbasis, fixed price of voorschotten, inclusief deel- of periodieke facturen als dat nodig is. Declaraties dien je in met een foto van je bon en koppel je direct aan het juiste project, met optionele goedkeuring voordat ze meefactureren.

Dankzij integraties met populaire boekhoudpakketten zoals Exact Online, Moneybird en Twinfield worden facturen, klanten en artikelen gesynchroniseerd, zodat je administratie actueel blijft en dubbele invoer verdwijnt. Zo versnel je je cashflow, verminder je fouten en houd je alles centraal onder controle.

[TIP] Tip: Gebruik TimeChimp-timers; bespaar tijd en factureer sneller.

Implementatie en best practices

Een succesvolle implementatie van Timechimp begint met een doordachte inrichting en duidelijke werkafspraken. Met de juiste rollen, goedkeuringen en rapportages haal je snel betrouwbare data en voorspelbare facturen uit het systeem.

• Starten: richt je projectstructuur, taken en tarieven strak in en leg namingconventies vast; zet direct de boekhoudkoppeling aan zodat klanten, artikelen en btw synchroon lopen; importeer klanten, projecten en medewerkers in bulk en controleer datavelden; begin met een pilotteam en test timers, weekstaten, declaraties en de factuurflow van concept tot verzending; gebruik projectsjablonen en passende afrondingsregels; stimuleer adoptie met korte instructies, mobiele app-installaties en automatische herinneringen voor ontbrekende uren.
• Rollen, autorisaties en goedkeuringsflows: definieer rollen per functie (bijv. medewerker, projectleider, controller) en beperk rechten op projecten en tarieven; activeer goedkeuringsflows voor uren, onkosten en facturen met duidelijke eigenaren en SLA’s; lock periodes na akkoord om data te bevriezen en gebruik vervangers of escalaties bij afwezigheid; leg werkinstructies vast en houd een simpele RACI actueel.
• Rapportages en kpi’s die ertoe doen: monitor wekelijks voortgang en stuur op budgetverbruik per project, geplande vs. geregistreerde uren, facturabiliteit/benuttingsgraad, write-offs en doorlooptijd van goedkeuring tot factuur; maak dashboards en exporttemplates, zet budget- en afwijkingsalerts aan, en evalueer maandelijks verbeterpunten in inrichting en proces.

Zo borg je adoptie, datakwaliteit en een snelle facturatiecyclus. Begin klein met een pilot, leer en schaal gecontroleerd op.

Starten: inrichting, import en migratie

Je start sterk door eerst je basis in TimeChimp goed te zetten: bedrijfsgegevens, btw, valuta, werktijden, rollen en tarieven. Maak projectsjablonen voor veelvoorkomende opdrachten en zet meteen de koppeling met je boekhouding aan, zodat klanten, artikelen en btw-codes synchroon lopen. Daarna importeer je klanten, projecten, medewerkers en eventueel taken en tarieven via CSV of een integratie, waarbij je velden mapt en data schoonmaakt (dubbele namen, verkeerde codes).

Kies een peildatum: vanaf wanneer registreer je in TimeChimp, en welke historische uren of declaraties neem je mee. Test met een kleine import in een proefproject, controleer rapportages en maak fouten ongedaan voordat je live gaat. Plan een korte training, activeer herinneringen, lock periodes na akkoord en documenteer je afspraken, zodat je migratie soepel verloopt en iedereen direct consistent werkt.

Rollen, autorisaties en goedkeuringsflows

Met slimme rollen en autorisaties bepaal je precies wie wat mag in TimeChimp, zodat je data veilig blijft en processen strak lopen. Je geeft per rol toegang tot functies zoals projecten aanmaken, tarieven zien, uren corrigeren, declaraties goedkeuren, facturen verzenden en exports draaien. Goedkeuringsflows stel je per team, project of klant in: bijvoorbeeld eerst akkoord door de projectverantwoordelijke en daarna een financiële check, met duidelijke notificaties en herinneringen.

Je kunt uitzonderingen maken, zoals auto-approve voor interne uren of kleine bedragen, en vervanging regelen bij afwezigheid. Na goedkeuring lock je periodes, zodat cijfers niet alsnog veranderen en je audit trail volledig is. Werk volgens least-privilege, evalueer periodiek je rechten en houd zo controle zonder je team te vertragen.

Rapportages en kpi’s die ertoe doen

In TimeChimp krijg je realtime inzicht in prestaties met rapportages die je helpen sturen op resultaat. Je volgt benuttingsgraad en billable percentage per medewerker of team, vergelijkt geplande met gerealiseerde uren en ziet budgetverbruik en burn rate per project zodat je op tijd kunt bijsturen. Nacalculatie laat marge per klant, project en taak zien, inclusief write-offs en write-ups door afgeronde of afgekeurde uren. Je monitort werk in uitvoering via niet-gefactureerde uren en meet de doorlooptijd van registratie tot factuur om je cashflow te versnellen.

Dankzij filters op periode, klant, rol en label zoom je in tot op tijdregel-niveau en maak je exports voor Excel of BI. Met heldere dashboards, waarschuwingen bij overschrijdingen en terugkerende weekreviews vertaal je data direct naar actie, zodat je planning, marge en facturatie aantoonbaar verbeteren.

[TIP] Tip: Maak notities verplicht, activeer herinneringen en koppel TimeChimp met boekhouding.

Keuzehulp en veelgestelde vragen

Twijfel je of TimeChimp bij je past, kijk dan eerst naar je werkproces: werk je met declarabele uren, vaste prijzen of mix je beide, hoeveel teamleden wil je laten registreren en welke rapportages heb je echt nodig. Qua kosten reken je meestal per gebruiker per maand, met pakketten die verschillen in functies zoals goedkeuringsflows, planning en facturatie, en vaak een voordeliger jaarabonnement. Schaalbaarheid is geen probleem: je start als freelancer en groeit door naar teams met rollen en rechten zonder je structuur te verliezen. Belangrijk is ook of je bestaande tools aansluiten; controleer koppelingen met je boekhouding en eventueel CRM, en check of je data eenvoudig kunt importeren en exporteren.

Over privacy en beveiliging wil je zekerheden: denk aan dataverwerking binnen de EU, een verwerkersovereenkomst, versleuteling en fijne-grained autorisaties die je zelf instelt. Vraag hoe support werkt, of je onboarding krijgt en of er duidelijke documentatie en sjablonen zijn voor projecten, tarieven en btw. In de praktijk merk je binnen een korte proefperiode of je sneller registreert, beter zicht hebt op budget en sneller factureert. Als je minder tijd aan administratie wilt besteden en meer grip wilt op marges, dan zit je met TimeChimp vrijwel altijd goed.

Kosten, pakketten en schaalbaarheid

Onderstaande tabel vat samen hoe TimeChimp omgaat met kosten, pakketten en schaalbaarheid, zodat je snel ziet wat dit betekent voor budget, functionaliteit en groei.

Kernboodschap: reken op een per-gebruiker-abonnement, kies het pakket met functies die je nu nodig hebt en benut integraties om efficiënt te schalen. Zo blijven totale kosten beheersbaar terwijl je organisatie groeit.

TimeChimp werkt met een helder prijsmodel per gebruiker per maand, waarbij je kiest uit pakketten die oplopen in functionaliteit. Basis draait om urenregistratie en declaraties, terwijl uitgebreidere pakketten ook goedkeuringsflows, planning, facturatie en geavanceerde rapportages bieden. Kies je voor een jaarabonnement, dan betaal je doorgaans minder per gebruiker en houd je de kosten voorspelbaar. Schaalbaarheid zit goed: je start als zelfstandige en groeit door naar teams zonder je inrichting kwijt te raken.

Je voegt gebruikers flexibel toe of verwijdert ze wanneer nodig, stelt rollen en rechten in per functie en benut projectsjablonen om consistent te blijven. Dankzij integraties met boekhoudpakketten en een API neem je bestaande processen mee, zodat je betaal je alleen voor wat je echt gebruikt en kun je zonder frictie opschalen.

Privacy, beveiliging en AVG

Met TimeChimp borg je privacy en veiligheid door duidelijke afspraken en slim toegangsbeheer. Je sluit een verwerkersovereenkomst af, werkt volgens het principe dataminimalisatie en legt vast welke gegevens je verwerkt en waarom. Data wordt versleuteld verzonden (TLS) en opgeslagen, met back-ups en een strikt rechtenmodel zodat alleen de juiste mensen toegang hebben tot klanten, projecten en rapportages. Via rollen beperk je zicht op tarieven of gevoelige info en houd je met logging grip op wijzigingen.

Voor AVG-rechten kun je data exporteren, corrigeren of verwijderen op verzoek, en je documenteert bewaartermijnen zodat je niet langer bewaart dan nodig. Check daarnaast de datalocatie en subverwerkers, stel periodieke rechtenreviews in en zorg voor heldere procedures rond datalekken. Zo voldoe je aan de AVG én verklein je risico’s zonder je team te vertragen.

Past Timechimp bij je organisatie? signalen en criteria

Je merkt dat TimeChimp past als je tijdschrijven, kosten en ritten nu in Excel of losse tools doet, vaak uren vergeet en te laat factureert. Zie je weinig grip op budgetten en marges, of voer je data dubbel in tussen systemen, dan is centralisatie via TimeChimp een logische stap. Belangrijke criteria: je werkt met declarabele uren of fixed price projecten, wilt budgetten bewaken, hebt goedkeuringen en rollen nodig, en je team registreert ook mobiel.

Je wilt integraties met je boekhouding, duidelijke rapportages over benutting en marge, en AVG-proof toegangsbeheer. Doe je fieldwork of klantbezoek, dan tellen ritregistratie en declaraties mee. Heb je extreem complexe productie- of roosterlogistiek, check dan eerst of je specifieke eisen dekkend zijn; voor de meeste dienstverleners sluit TimeChimp naadloos aan.

Veelgestelde vragen over time chimp

Wat is het belangrijkste om te weten over time chimp?

Time chimp is een gebruiksvriendelijke Nederlandse tool voor urenregistratie, projecten en facturatie. Met timers, budgetten, goedkeuringen en integraties krijg je grip op tijd, kosten en marges. Geschikt voor bureaus, consultants, IT, bouw en non-profit.

Hoe begin je het beste met time chimp?

Begin met een proefaccount: richt projecten, tarieven en kostensoorten in, importeer klanten en medewerkers. Activeer rollen, rechten en goedkeuringsflows. Koppel je boekhouding, stel categorieën en timers in, test mobiel, en publiceer rapportages.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij time chimp?

Veelgemaakte fouten: onduidelijke activiteiten en tarieven, geen projectbudgetten of kostenplaatsen, ontbrekende goedkeuringen en herinneringen, te late of onvolledige uren, geen integratie met boekhouding, ontbrekende rapportages/KPI’s, en te weinig training of autorisatie-afspraken.