Benieuwd hoe je HR slimmer regelt zonder extra rompslomp? Zoho People bundelt onboarding, selfservice, verlof- en tijdregistratie, roosters, performance en learning in één platform met krachtige workflows, mobiele app en heldere analytics-AVG-proof en naadloos te koppelen met o.a. Microsoft 365, Google Workspace en andere Zoho-apps. Ontdek hoe je snel start, welke integraties en datalocatie-opties er zijn en welke editie of bundel (People vs People Plus) het beste past bij jouw organisatie, zodat je vandaag efficiënt werkt en morgen moeiteloos schaalt.
Wat is Zoho People
Zoho People is een cloudgebaseerd HR-systeem waarmee je al je personeelsprocessen centraal beheert, van instroom tot uitstroom. In één plek bewaar je medewerkergegevens, contracten en documenten, en geef je je team een gebruiksvriendelijke selfserviceportal en mobiele app om gegevens bij te werken, verlof aan te vragen en roosters te bekijken. Je automatiseert terugkerende HR-taken met slimme workflows en goedkeuringsstromen, zodat je minder handmatig werk hebt en processen consistent verlopen. Voor dagelijkse planning biedt Zoho People helder verlofbeheer, tijdregistratie en urenstaten (timesheets) per project of taak, plus dienstroosters met ploegindelingen en aanwezigheidsregistratie via web of mobiel. Je bouwt een soepel onboardingproces met checklists, taken en formulieren, zodat nieuwe collega’s sneller productief zijn.
Met performance-management leg je doelen vast, voer je 1-op-1’s en 360º-feedback, en gebruik je beoordelingscycli die je zelf instelt. Via ingebouwde rapportages en HR-analytics krijg je realtime inzicht in bezetting, verzuim, productiviteit en doorlooptijden, zodat je sneller onderbouwde beslissingen neemt. Beveiliging en privacy zijn standaard: je gebruikt rolgebaseerde toegangsrechten, auditlogs en datalocatie in overeenstemming met de AVG, wat belangrijk is voor organisaties in Nederland en België. Dankzij integraties met de Zoho-suite en populaire tools zoals Microsoft 365 en Google Workspace past Zoho People naadloos in je bestaande landschap. Zo krijg je een schaalbare HR-oplossing die meegroeit met je organisatie en je dagelijks werk stukken eenvoudiger maakt.
[TIP] Tip: Stel werktijden en verlofbeleid eerst goed in.
Belangrijkste functies en modules
Zoho People bundelt alle HR-kernprocessen in modulaire bouwstenen die je naar behoefte inschakelt. Zo houd je je HR-werk stroomlijnbaar én schaalbaar.
- Core HR, selfservice en workflows: centrale personeelsdossiers met contracten en documenten, employee selfservice via web en mobiele app, onboarding/offboarding-checklists, taakbeheer, geautomatiseerde workflows en goedkeuringsstromen voor mutaties (functie, salaris), plus e-handtekeningen met Zoho Sign.
- Verlof, tijdregistratie en roosters: beleid voor verlof en verzuim met saldi en feestdagen, aanwezigheidsregistratie met geo- en IP-controles (incl. kiosk/QR), roosters en ploegendiensten met overuren, en timesheets per project/taak inclusief timers en goedkeuring voor nauwkeurige doorbelasting en integraties.
- Performance, leren en HR-analytics: doelen/OKR’s, competenties, 1-op-1’s, 360° feedback en beoordelingscycli; geïntegreerd leren met cursussen, leerpaden, assessments en certificaten; realtime rapportages en dashboards met export en koppeling naar Zoho (People) Analytics.
Alle modules werken naadloos samen, zodat data maar één keer hoeft te worden vastgelegd. Zo creëer je een stevige, datagedreven HR-basis die meegroeit met je team.
Core HR: selfservice, onboarding en workflows
In Zoho People vormt Core HR de basis van je personeelsadministratie, met één centrale database voor profielen, contracten, documenten en een organigram dat automatisch meegroeit. Via selfservice werkt je team persoonlijke gegevens bij, uploadt het documenten, vraagt het verlof aan en bekijkt het roosters en saldo’s, zowel in de browser als in de mobiele app. Onboarding regel je met checklists, formulieren en taken richting HR, IT en finance, inclusief preboarding, e-handtekeningen met Zoho Sign en beleidsacknowledgements, zodat een nieuwe collega vanaf dag één alles op orde heeft.
Met het visuele workflow-beheer automatiseer je goedkeuringen en wijzigingen, stel je afhankelijkheden, veldregels en validaties in, en plan je automatische notificaties, herinneringen en escalaties. Rollen en rechten bewaken wie wat ziet of wijzigt, zodat je processen soepel én compliant blijven.
Verlof, tijdregistratie en roosters
Met Zoho People regel je alles rond afwezigheid en uren strak en transparant. Je stelt verlofregelingen in met eigen opbouw, saldering en carry-over, koppelt feestdagen en bepaalt goedkeuringsstromen per team. Medewerkers vragen verlof aan via web of app en zien direct hun saldo en geplande afwezigheden in het team. Voor tijdregistratie klok je in en uit via mobiel of desktop, met optionele geo- of IP-beperkingen en koppelingen met prikklokken, terwijl regels voor pauzes, overwerk en afronding automatisch worden toegepast.
Timesheets leggen uren vast per project en taak, inclusief billable/non-billable en goedkeuring door de projectlead. Met roosters plan je diensten, wissels en rotaties, voorkom je onderbezetting met waarschuwingen en publiceer je wijzigingen meteen naar iedereen.
Performance, leren en HR-analytics
Met Zoho People stuur je gericht op prestaties door doelen te definiëren en te koppelen aan teamdoelen, regelmatige check-ins en 360-graden feedback te faciliteren en beoordelingscycli te automatiseren met je eigen kaders en wegingen. Je legt competenties vast per functie, maakt ontwikkelplannen en volgt voortgang via 1-op-1’s en notities. De Learning-module laat je cursussen en leerpaden opzetten met lessen, opdrachten, quizzes en certificaten, inclusief deadlines, herinneringen en aanwezigheid bij live sessies.
HR-analytics bundelt dit alles in dashboards en rapportages over bezetting, verzuim, prestaties, uren en verloop, met filters per afdeling of locatie. Je bouwt eigen rapporten met maatwerkvelden en deelt inzichten veilig via rollen en rechten, zodat je betere, snellere beslissingen neemt.
[TIP] Tip: Activeer Core HR, Verlof en Aanwezigheid; automatiseer goedkeuringen en meldingen.
Implementatie, integraties en AVG
Een succesvolle start met Zoho People begint met een helder plan: je brengt processen in kaart, zet je organisatiestructuur en rollen op, maakt velden en formulieren op maat en migreert bestaande data via CSV-import of de API. Daarna configureer je verlofregelingen, workflows en goedkeuringsstromen, test je alles in een pilotgroep en ga je gefaseerd live met korte trainingen voor HR, managers en medewerkers. Integraties zorgen voor een soepel landschap: je koppelt Zoho People met Zoho Recruit voor instroom, met Zoho Projects en Books voor uren en doorbelasting, en met tools als Microsoft 365, Google Workspace en Slack of Teams voor identiteit, agenda’s en notificaties.
Via SAML-SSO, Zoho Directory en webhooks automatiseer je aan- en uitdiensttreding en houd je accounts synchroon. Voor AVG-compliance stel je rolgebaseerde toegang in, gebruik je auditlogs, versleuteling en MFA, en beheer je bewaartermijnen, toestemmingen en dataverzoeken van medewerkers. Met duidelijke verwerkersafspraken en dataminimalisatie borg je privacy by design, terwijl rapportages je helpen om naleving aantoonbaar te maken tijdens audits.
Inrichting, rollen en datamigratie
Je start met het modelleren van je organisatiestructuur: locaties, afdelingen, functiegroepen en de rapportagelijn, zodat autorisaties en rapportages later kloppen. Daarna maak je formulieren en velden op maat, stel je validaties en standaardwaarden in en koppel je workflows voor wijzigingen en goedkeuringen. Met rollen en rechten bepaal je wie wat mag zien of bewerken (bijvoorbeeld HR, lijnmanagers en medewerkers) en begrens je toegang per locatie of team.
Voor datamigratie inventariseer en schoon je bronnen, harmoniseer je formats (datums, codes, picklists) en zorg je voor unieke ID’s. Importeer in logische volgorde: eerst referentiedata en teams, dan medewerkers en contracten, daarna verlofsaldi, roosters en timesheet-projecten. Test met een kleine batch, controleer velden en relaties via rapportages, corrigeer afwijkingen en voer pas daarna de volledige import uit. Zo ga je strak en foutloos live.
Integraties, API en single sign-on
Zoho People draait soepel mee in je bestaande stack dankzij kant-en-klare koppelingen met Zoho-apps (Recruit, Projects, Books) en externe tools zoals Microsoft 365, Google Workspace, Slack en Teams. Met de REST API en webhooks automatiseer je dataflows in beide richtingen, bijvoorbeeld om profielen te synchroniseren, timesheets door te zetten of payroll-exports te genereren. Authenticatie loopt via OAuth 2.0 en je beheert toegang met granular scopes.
Voor identity gebruik je SSO op basis van SAML (single sign-on standaard) met providers als Azure AD, Okta en OneLogin, zodat je één login behoudt voor al je apps. Provisioning regel je via SCIM (standaard voor gebruikersbeheer) of Zoho Directory, waardoor accounts bij onboarding automatisch ontstaan en bij offboarding direct worden ingetrokken. Zorg voor goede veldmapping, foutafhandeling en logging om je integraties betrouwbaar te houden.
Beveiliging, datalokatie en AVG
In Zoho People bescherm je persoonsgegevens met versleuteling tijdens transport en in opslag, rolgebaseerde rechten en veldniveau-toegang, plus extra zekerheden zoals MFA, SSO en IP-restricties. Je kiest een datalocatie die past bij je beleid; opslaan binnen de EU is mogelijk en je ziet in het adminportaal waar je data staat. Auditlogs, toegangsrapporten en alerts geven inzicht in wie wat doet, terwijl back-ups en herstelprocedures je continuïteit borgen.
Voor de AVG richt je bewaartermijnen, dataminimalisatie en dataverzoeken in, inclusief recht op inzage, correctie, verwijdering en dataportabiliteit via gestroomlijnde processen. Je sluit verwerkersafspraken af, beheert subverwerkers en registreert verwerkingsactiviteiten. Heldere datalekprocedures, toestemmingsteksten en beleid voor gevoelige velden helpen je aantoonbaar compliant te blijven tijdens audits.
[TIP] Tip: Beperk Zoho People-API-scopes; synchroniseer alleen noodzakelijke persoonsgegevens.
Prijzen en welke editie je kiest
Zoho People werkt met licenties per gebruiker per maand, vaak met een lagere prijs bij jaarlijkse betaling. Je kiest uit meerdere edities die oplopen in functionaliteit: van basis Core HR en selfservice tot geavanceerde modules voor tijdregistratie, roosters, performance, leren en HR-analytics. Hoe hoger de editie, hoe meer automatisering, rapportage en beveiligingsopties je krijgt, zoals sandbox, SSO en uitgebreide API-limieten. Heb je naast HR ook werving, projecten, chat en rapportages nodig in één pakket, dan is Zoho People Plus interessant omdat het Zoho People bundelt met andere Zoho-apps tegen een tarief per gebruiker. Reken bij je keuze niet alleen de licentie mee, maar ook implementatie, integraties, eventuele add-ons en beheer.
Een goede aanpak: lijst je must-haves (bijvoorbeeld verlof en aanwezigheidsregistratie, timesheets per project, 360-feedback of learning), draai een proefperiode met een representatieve groep en toets performance, rechten en rapportages. Voor kleine teams volstaat vaak een lagere editie, terwijl organisaties met meerdere locaties, ploegendiensten en compliance-eisen baat hebben bij de hogere lagen of People Plus. Zo kies je een editie die past bij je processen nu, met ruimte om schaalbaar op te schalen zonder verrassingen in kosten of functionaliteit.
Licenties, add-ons en People versus People plus
Onderstaande vergelijking helpt je snel bepalen wanneer je volstaat met Zoho People (edities), wanneer add-ons logisch zijn en wanneer het bundelpakket Zoho People Plus meer waarde biedt.
| Aspect | Zoho People (edities) | Add-ons / losse apps | Zoho People Plus (bundel) |
|---|---|---|---|
| Licentiemodel | Per medewerker/maand; meerdere edities (o.a. Free, Essential HR, Professional, Premium, Enterprise). | Apart geprijsd per app of module; afname alleen waar nodig. | Bundelprijs per medewerker/maand voor meerdere HR- en employee-experience apps in één licentie. |
| Omvang functionaliteit | HRIS met core HR, verlof/aanwezigheid, tijdregistratie, roosters, performance, leren en analytics (per editie verschillend). | Uitbreidt met specifieke domeinen zoals recruitment, payroll (landafhankelijk), onkosten/declaraties of extra analytics. | End-to-end levenscyclus (van werving tot HR en uitgaven) met diepere onderlinge integraties tussen inbegrepen apps. |
| Integratie en beheer | Native integraties binnen Zoho en open API; rollen en rechten per module. | Aparte inrichting en facturatie per app; koppeling via native integraties of Marketplace. | Centraal gebruikers- en licentiebeheer; coherente UX en SSO over de bundel. |
| Kosten en schaalbaarheid | Betaal alleen voor HRIS; schaal per editie mee met groei en complexiteit. | Flexibel “pick-and-choose”; totale kosten stijgen bij veel losse apps. | Bundelkorting t.o.v. losse licenties als je meerdere HR-domeinen tegelijk inzet. |
| Wanneer kiezen | Je wilt primair een krachtig HRIS en modulair groeien per behoefte. | Je hebt gerichte uitbreidingen nodig (bijv. alleen recruitment of payroll in een bepaald land). | Je zoekt één suite voor werving, HR, declaraties en samenwerking met strakke integratie. |
Kern: start met de juiste Zoho People-editie, voeg add-ons toe voor specifieke gaten en kies People Plus zodra je meerdere HR-domeinen integraal wilt dekken met één bundel en centrale aansturing.
In Zoho People betaal je per actieve medewerker, meestal met een lagere prijs bij jaarlijkse betaling en de vrijheid om seats op of af te schalen. Add-ons gebruik je om gericht uit te breiden, zoals extra opslag, e-handtekeningen met Zoho Sign, geavanceerde rapportages via Zoho Analytics, SMS-credits voor meldingen of premium support als je strakkere SLA’s wilt. Het verschil tussen People en People Plus zit in de scope: met People dek je je HR-processen af binnen één applicatie, terwijl People Plus een bundel is die People combineert met onder meer Recruit, Projects, Cliq, Connect en Analytics voor een end-to-end employee lifecycle met één identity en factuur.
Kies People als je vooral Core HR, tijd en performance nodig hebt; kies People Plus als je toch al werving, projecten en samenwerkingstools breed wilt inzetten en bundelvoordeel zoekt.
Keuzehulp: welke setup past bij je team
Twijfel je welke Zoho People-setup past bij je team? Gebruik onderstaande checklist om snel de juiste editie en modules te kiezen.
- Begin bij processen en schaal: welke HR-taken wil je nu digitaliseren, hoeveel medewerkers heb je en werk je met ploegen, projecten of veel remote collega’s? Heb je vooral basis nodig (Core HR, verlof, aanwezigheid), start dan met een lagere editie en breid later uit met timesheets, performance of learning.
- Bepaal pakket en integraties: wil je end-to-end HR in één suite (werving, projecten, chat, rapportages), dan past People Plus vaak beter. Check ook integraties en identity-behoeften: kies een editie die SSO, SCIM en strakke provisioning/API-ondersteuning biedt.
- Toets randvoorwaarden en valideer: controleer AVG-eisen, datalocatie en rapportagebehoeften, bepaal je totale budget inclusief implementatie en beheer, en draai een pilot met een representatieve groep om je keuze in de praktijk te bevestigen.
Zo maak je een toekomstbestendige keuze die meegroeit met je organisatie. Twijfel je tussen edities? Start klein en schaal op na je pilot.
Veelgestelde vragen over zoho people
Wat is het belangrijkste om te weten over zoho people?
Zoho People is een modulaire HR-oplossing voor MKB en scale-ups met selfservice, onboarding, workflows, verlof-, tijd- en roosterbeheer, performance en leren. Het integreert via API en SSO, biedt AVG-conforme beveiliging en transparante licenties.
Hoe begin je het beste met zoho people?
Begin met een sandbox: definieer rollen en rechten, importeer personeelsdata, configureer verlof- en tijdregels, en bouw kernworkflows. Koppel SSO en payroll, draai een pilot met één afdeling, documenteer processen, train managers en medewerkers.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij zoho people?
Veelgemaakte fouten: te snelle livegang zonder pilot, onvolledige datamigratie, ontbrekende rollen en autorisaties, complexiteit door overmatige maatwerkformulieren, ongeteste tijd- en verlofregels, geen SSO/governance, en AVG-aspecten zoals datalokatie, bewaartermijnen en verwerkingsregister vergeten.